사무실이 손안에“쏙”
스마트 기기를 활용한 오피스 앱 활용법
■ 오피스 앱으로 스마트 오피스 완전정복
정체된 생산성 향상과 고령화 사회 등의 대안으로 비중 있게 거론되는 것 중에 하나가 바로 스마트 워크이다. 시간과 장소에 구애 받지 않고 자율적으로 업무를 수행하는 것이 바로 스마트 워크의 핵심이다. 최근 스마트 기기의 보급과 초고속 광대역 유무선 네트워크의 구축은 스마트 워크가 활성화 될 수 있는 여건을 조성해줬다.
기업 입장에서는 스마트 워크를 위해 별도의 플랫폼 및 사무실·장비를 구축해야만 한다. 하지만, 이 같은 전용 장비 구축 없이도 일반 소비자 및 회사원 입장에서도 스마트 워크를 즐길 수 있는 방법이 있다. 바로 스마트폰이나 태블릿PC 등 스마트 기기를 활용하는 방법이 그것.
최근에는 스마트 기기를 통해 오피스 문서를 편집하거나 열람할 수 있는 다양한 애플리케이션 들이 대거 출시돼 있어, 이용자 환경에 맞는 애플리케이션을 선택적으로 활용할 수 있다. 이와 함께, 다양한 클라우드 서비스들로 이용자는 문서를 별도의 저장장치에 소지하고 다닐 필요도 없다. 클라우드 서비스를 오피스 전용 애플리케이션과 함께 이용할 때 기대할 수 있는 장점은‘저장치의 대체’에만 머물지 않는다. 이용자들은 클라우드 서비스를 이용, 최종 수정한 문서 파일을 이용하는 모든 스마트 기기에 동기화 시켜야 하는 번거로움에서 해방될 수 있다.
OECD에 의하면, 한국 직장인들의 근무시간은 OECD 34개국 중 가장 긴 편에 속하지만, 업무 생산성은 하위권에 머물고 있다고 한다. 스마트 워크를 활용한 효율적인 시간 및 업무 관리는 이 같은 시간대비 업무 효율의 문제를 해결해 줄 것으로 기대된다.
약속장소에서 지인을 기다리거나 출퇴근 전철을 기다리는 동안 스마트워크를 활용해 자투리 업무를 처리하거나 다가올 업무를 미리 계획해 보는 것은 어떨까.
생산적으로 자투리 시간을 활용한다면 그만큼 업무효율을 향상시킬 수 있을 뿐만 아니라, 일상생활도 보다 윤택해질 것이다.
■ 내게 맞는 앱 무엇일까
현재 스마트 기기는 애플의 iOS와 구글의 안드로이드 OS를 사용하는 기기로 나뉜다. 대부분 스마트 오피스 프로그램은 iOS와 안드로이드를 모두 지원하기 때문에 OS 사용에 따른 프로그램 선택의 제약은 사실상 거의 없다고 봐도 무방하다. 시중에 구비된 다양한 애플리케이션 중 이용자의 용도와 상황에 맞는 것을 선택하는 지혜가 필요하다. 다양한 오피스 애플리케이션 중 내게 맞는 것은 어떤 것인지 살펴보자.
■ 다큐먼트 투 고 (Documents To Go, DataViz)
이 애플리케이션은 가로와 세로 화면 모두를 지원하며, 마이크로소프트 워드·엑셀·파워포인트 파일의 작성·편집 등 일련의 문서 작업을 지원한다. 또한 다큐먼츠는 PDF나 iWork 파일과 호환되며, 이메일을 통해 전송과 수신도 지원한다. 아울러 Google Docx, Box.net, Dropbox, iDisk, Public iDisk, SugaSync와 같은 클라우드 기반 웹하드에 저장된 파일과의 싱크도 지원한다.
다큐먼트 투 고는 안드로이드를 포함해 iOS, 블랙베리, 지금은 사라진 팜OS 등 총 6개의 플랫폼을 지원한다. 또한 데이터비즈는 PC를 위한 무료 윈도우즈 애플리케이션을 제공, 사용자가 USB 케이블을 통해 자신의 문서 파일을 애플리케이션이 설치된 스마트 기기와 동기화할 수 있도록 지원한다.
이 애플리케이션의 단점으로는 DOCX 워드 문서에 포함된 이미지를 불러오지 못한다는 점이다. 하지만 *.DOC 파일에 포함된 이미지는 불러올 수 있다.
■ 폴라리스 오피스(Polarise Office, Infraware)
폴라리스 오피스는 인프라웨어가 만든 애플리케이션으로 갤럭시S2 등 안드로이드폰에 기본적으로 탑재되면서 이름을 널리 알렸다. 폴라리스 오피스의 장점은 범용성이다. 워드, 엑셀, 파워포인트를 하나의 애플리케이션을 통해 이용할 수 있도록 한 것.
대다수의 스마트 오피스 애플리케이션들과 같이 PC용 오피스 프로그램처럼 다양한 기능을 제공하지는 않지만, 일반적으로 필요한 기능들은 대부분 사용할 수 있다. 이미지를 삽입하거나 하이퍼링크 추가, 도형 및자유곡선, 표 삽입 기능 등도 제공한다.
외산 애플리케이션들에서 보기 힘든 PDF 보기와 한글 파일 보기를 지원한다는 장점도 갖췄다. 아울러 프린트 기능도 지원해 간편하게 프린트도 가능하며 워드나 파워포인트 파일은 다른 이름으로 PDF 파일로 저장도 가능하다.
폴라리스 오피스에서는 워드 문서 작업에 필요한 여러 가지 툴을 갖추고 있다. 특히 문서의 표 삽입은 10x10에 테마까지 지원한다. 쉬운 인터페이스와 각종 템플릿의 지원은 처음 사용자들에게도 손쉽게 만들고 편집할 수 있도록 해준다. 워드와 파워포인트의 PDF 만들기나 블루투스 키보드의 방향키 지원은 장점으로 평가된다.
■ 한컴 오피스 & ezPDF Reader
한컴 오피스는 국내에서 범용적으로 사용되는 한글의 스마트 기기용 애플리케이션이다. 외산 오피스 애플리케이션이 MS의 오피스 제품 군의 편집 및 리딩만을 지원하기 때문에, 스마트 기기에서 한글을 편집하거나 읽기 위해서는 한컴 오피스를 이용하는 것이 좋다. 아울러 한컴 오피스 애플리케이션은 한글 파일인 HWP를 비롯해 MS워드 파일인 doc/docx, ppt/pptx/, xls/xlsx/, pdf, txt 등 다양한 형식의 파일도 지원한다. 특히, 한글 파일인 HWP에 대한 강력한 편집 기능이 돋보인다. PC용 한글에서 사용됐던 상당수의 기능을 그대로 적용한 점이 돋보인다. 이와 함께 드롭박스 등 클라우드와 연동돼 편집 중인 파일을 쉽게 관리할 수 있도록 했다.
ezPDF 리더는 국내 Unidocs라는 회사가 만든 애플리케이션으로, e북이나 논문 등 다양한 PDF 문서를 스마트 기기에서 간편하게 읽을 수 있도록 해준다. 이 애플리케이션은 PDF파일에 특화된 제품으로, 문서를 보는 것 외에 주석을 다는 기능, tts를 활용해 음성으로 읽어주기, PDF내의 오디오나 동영상 파일 재생 등 다양한 부가 기능을 자랑한다.
아울러 스마트 기기의 SD카드 내 PDF 문서를 검색해 보여주는 기능을 탑재했으며, 타 PDF 리더에 비해 빠른 PDF 파일 리딩 성능도 갖췄다.
■ 오피스 앱, 클라우드를 만나 진화하다
스마트 워크와 클라우드 서비스는 상호 불가분한 관계에 있다. 시간과 장소에 구애 받지 않기 위해서는 이용 중인 파일이 고정된 컴퓨터가 아닌 클라우드 웹 서버에 있어야 하기 때문이다. 스마트 기기를 사용 중인 이용자들이라면 다양한 업체에서 제공 중인 클라우드 서비스를 적극 이용하는 것을 권장한다. 문서 및 프로젝트들에 대한 공유 및 협업이 가능할 뿐만 아니라, 클라우드 서버에 이용자의 파일이 저장되기 때문에 어느 기기에서나 동일한 업무 환경을 구축할 수 있는 까닭이다.
우선 구글은 최근 자사의 클라우드 오피스 서비스인 구글 문서도구를 구글 드라이브로 통합하고 국내에서도 본격적인 서비스에 돌입했다.
안드로이드폰에 구글 드라이브 애플리케이션을 설치했다면, 스마트 기기에서도 컴퓨터에서 작업한 파일 및 문서를 동기화시킬 수 있다. 파일 공유하기, 오프라인으로 보기, 파일 전송하기, 이름 변경, 파일 열기 및 삭제하기 등의 작업이 스마트 기기에서 가능하다. 스마트폰 및 PC에서 하는 모든 작업은 웹과 구글 드라이브를 설치한 모든 컴퓨터와 동기화된다.
여러 모바일 OS 플랫폼에서 가장 광범위하게 사용되는 클라우드 스토리지 서비스는 드롭박스이다. 드롭박스는 기본적으로 2GB의 무료 용량을 지원하며, 유료 결제 및 회원 추천을 통해 용량 확장이 가능하다.
드롭박스의 최대 강점은 다양한 오피스 관련 애플리케이션 들이 기본적으로 드롭박스를 지원한다는 점이다. 드롭박스는 애플리케이션 개발자들을 위해 드롭박스 API를 공개, 다양한 애플리케이션이 드롭박스를 지원토록 했다. 이 때문에, 대부분의 애플리케이션은 구글 드라이브와 함께 드롭박스에 대한 동기화를 기본적으로 지원한다.
애플도 최근 선보인 아이 클라우드를 통해 다양한 문서 공유 기능을 지원한다. 아이 클라우드를 통한 문서 공유는 iOS 기기간 이뤄지며, 업로드와 다운로드를 통해 웹으로 PC와 공유도 가능하다.
아이클라우드가 지원하는 기능은 구글드라이브나 드롭박스와 유사하다. 이용자들은 자신이 생산한 문서를 아이클라우드를 지원하는 기기에서 언제나 최신 상태로 유지할 수 있다. 아이클라우드를 사용하기 위해서는 iOS5 및 아이튠즈 10.5 이상 버전이 요구된다. 기본 제공 용량은 한 계정 당 5GB며 추가 용량을 위해서는 소정의 비용을 지불해야만 한다. 일단 올려진 파일은 아이폰 및 아이패드를 통해 관리가 가능하며, 아울러 아이클라우드 홈페이지를 통해 웹이나 PC에서도 관리할 수 있다.
09+10 2012
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